31 sierpnia 2013 roku dobiega końca realizacja projektu pt. „Urząd źródłem zmiany i postępu” w ramach Priorytetu V Dobre rządzenie, Działania 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałania 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, którego głównym celem było podniesienie sprawności funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Łobzie w aspekcie realizowanych usług publicznych oraz podniesienie kompetencji 54 pracowników/czek zatrudnionych w urzędzie, pozwalających na modernizację zarządzania w administracji samorządowej. Z celu głównego wynika 5 celów szczegółowych wpływających na podniesienie kwalifikacji 54 pracowników/czek UMŁ, wzmocnienie kontaktu ze społecznością lokalną, podniesienie jakości stosowania prawa w UMŁ oraz poprawa zarządzania w UMŁ i jakości świadczonych usług publicznych, wzrost zaufania społecznego.
Na projekt złożyło się 11 zadań, na realizację których w okresie od 01 września 2011 roku do 31 sierpnia 2013r. uzyskaliśmy od Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji dofinansowanie w kwocie 957.542 złotych, wkład własny niepieniężny Urząd wniósł w wysokości 15% kwoty dofinansowania.
Dzięki projektowi nasi pracownicy uzupełnili i pogłębili swoją wiedzę z wielu dziecin, m.in. . uczestnicząc w 1064 godzinach szkoleń ogólnych i specjalistycznych - wewnętrznych i zewnętrznych, w ciągu 176 dni i uzyskując 726zaświadczeń ukończenia szkoleń. W ciągu 180 godzin 5 osób brało udział w szkoleniu z języka angielskiego dla średniozaawansowanych, a 4 osoby uzyskały zaświadczenia ukończenia tego szkolenia. 20 pracowników ukończyło studia podyplomowe dopasowane do zajmowanych stanowisk, a 3 osoby ukończyły kurs języka migowego I i II stopnia.
Dla pracowników Urzędu uaktualniono i wdrożono Kodeks Etyki oraz opracowano i wdrożono model rozwoju kompetencji kadr. Uaktualniono Strategię Gminy Łobez oraz „Mapę aktywności organizacji pozarządowych” będącą źródłem wiedzy dla mieszkańców, o funkcjonujących organizacjach pozarządowych, pomagającą w rozwoju społeczeństwa obywatelskiego, społeczeństwa zaangażowanego w życie publiczne. Będącą bodźcem dla samych organizacji, do zacieśnienia współpracy między sobą i pozostałymi partnerami społecznymi: samorządem, przedsiębiorcami, wolontariuszami. Mapa jest podstawą do zapraszania organizacji pozarządowych do konsultacji oraz do informowania ich o działaniach Gminy Łobez.
Zakupiono specjalistyczne oprogramowanie ułatwiające pracę w poszczególnych działach oraz inne programy niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Urzędu m.in.: elektroniczny obieg dokumentów, program do uchwał czy program z aktualnymi aktami prawnymi. Doposażono Urząd w szafę metalową na dokumenty, kserokopiarkę wielofunkcyjną, rzutnik podwieszany do prowadzenia szkoleń, komputer przenośny typu laptop. Zakupiono również infokiosk czyli multimedialne stanowisko informacyjno - prezentacyjne, pozwalające prezentować informacje multimedialne w atrakcyjnej formie przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, umożliwiając mieszkańcom korzystanie z bezpłatnego dostępu do aktów prawnych, dostępu do strony internetowej gminy, stron internetowych Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu.
W trakcie trwania projektu wydano informatory o Urzędzie, opracowywano nową Strategię Rozwoju Gminy Łobez, stworzono stronę internetową www.pokl.lobez.pl.. Działa finansowany z projektu Serwis SMS dla mieszkańców, umożliwiający powiadamianie przez Urząd na telefon komórkowy zarejestrowanych w tym systemie mieszkańców o ważnych wydarzeniach, zagrożeniach, awariach prądu, gazu, wody itp. Został opracowany biuletyn zawierający opis dobrych praktyk czyli osiągnięć, efektów projektu, zrealizowanych szkoleń, który pokazuje w jaki sposób realizacja projektu przyczyniła się do wypełnienia celu głównego i celów szczegółowych. Biuletyn dostępny będzie on-line na stronie www Urzędu i będzie służył jako kompendium dobrych praktyk dla innych urzędów oraz wszystkich interesantów.
W trakcie realizacji poszczególnych zadań, w wyniku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych i zasady konkurencyjności uzyskaliśmy oszczędności, które za zgodą Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji przeznaczone zostały na dodatkowe zakupy, które nie były zaplanowane w budżecie projektu. Tym sposobem dodatkowo zakupiliśmy oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów: drukarkę kodów kreskowych, czytnik kodów kreskowych, dyspenser do drukarki etykiet oraz zestaw czystych etykiet, dzięki którym maksymalnemu skróceniu uległ proces wysyłania listów w UMŁ oraz rejestracja zwrotnych potwierdzeń odbioru. W ramach oszczędności kupiliśmy serwer backup, urządzenie wielofunkcyjne, tablicę informacyjną oraz dodatkowe oprogramowanie specjalistyczne dedykowane JST: Moduł opłaty za wodę, ścieki oraz usuwanie odpadów; Moduł Koncesji na alkohol; Moduł Dzierżawa i wieczyste użytkowanie oraz Kompleksowe oprogramowanie zapewniające publikacje i wykorzystanie danych przestrzennych tzw. e-Gmina
31 sierpnia 2013r. projekt pt. „Urząd źródłem zmiany i postępu” kończy się, ale całe bogactwo jakie wniósł z sobą zostaje i będzie służyło jeszcze przez długie lata dla nas wszystkich.
*Artykuł współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
